Privacyverklaring

Bewust of onbewust deel je persoonsgegevens met ons. Atletiekvereniging
Rijssen, gevestigd te Rijssen, hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. Daarom hebben wij in deze privacyverklaring voor je uiteengezet hoe wij met je persoonsgegevens omgaan en welke rechten je hebt. Heb je vragen naar aanleiding van het lezen van deze verklaring, stel je vraag dan gerust per e-mail aan: info@avrijssen.nl.

Het bestuur van Atletiekvereniging Rijssen is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je vragen of opmerkingen hebt, kun je per e-mail contact met ons opnemen.

Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Atletiekvereniging Rijssen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
  • Verwerking van je persoonsgegevens beperken tot uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens.
  • Passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • Op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Atletiekvereniging Rijssen verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het lidmaatschap en het afhandelen van je betaling.
  • Verzenden van onze digitale nieuwsbrief, het clubblad en mededelingen aan onze leden en andere belangstellenden.
  • Deelname aan clubactiviteiten zoals trainingen, clinics en wedstrijden.
  • Het bijwerken van onze clubrecords.
  • Het verwerken van webformulieren.
  • Onderhouden van contact met relaties en sponsoren.
  • Overeenkomsten met trainers, vrijwilligers en medewerkers.
  • Relevante medische gegevens t.b.v. de gezondheid en veiligheid.

De persoonsgegevens die wij vragen zijn steeds afgestemd op het doel waarvoor ze worden gebruikt.

Minderjarigen

Wij verwerken persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar), uitsluitend indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Verwerkingsregister

Atletiekvereniging Rijssen heeft een register met verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens, dat wordt beheerd door een bestuurslid: atletiekbestuur@avRijssen.nl

Vertrouwenspersonen en klachtencommissie ongewenst gedrag

De vertrouwenspersonen en de klachtencommissie zijn gebonden aan de geheimhoudingsplicht. Dit geldt ook voor iedereen die bij een onderzoek betrokken is.

Verstrekking aan derden

Op de onderstaande uitzonderingen na worden je gegevens nooit verstrekt aan derden zonder dat we je daar vooraf toestemming voor hebben gevraagd. Naast deze toestemming zal in voorkomende gevallen ook een verwerkersovereenkomst afgesloten worden, waarin de betrokken partij verklaart dat de gegevens nooit aan derden zullen worden verstrekt

De uitzonderingen betreffen:

  • De verstrekking van persoonsgegevens die voortvloeit uit een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld de Belastingdienst.
  • Een lid van Rijssen is verplicht lid van de Atletiekunie (AU). Daarvoor worden je gegevens gedeeld met de AU. De AU op haar beurt heeft met o.a. de Koninklijke Wandel Bond Nederland (KWBN) de afspraak gemaakt dat ieder lid van de AU ingedeeld in de groep wandelaar een gratis lidmaatschap verwerft van de KWBN.
  • Voor het inschrijven voor wedstrijden e.d. wordt o.a. gebruik gemaakt van atletiek.nu en inschrijven.nl.
  • Voor de publicatie van uitslagen van wedstrijden wordt gebruik gemaakt van o.a. atletiek.nu en uitslagen.nl. Uitslagen moeten gedeeld worden met de AU. Zij schrijft voor welke gegevens dat moeten zijn. Deze worden o.a. verwerkt in statistieken en ranglijsten.
  • Je gegevens zijn bekend bij 1. Aluinde, het IT-bedrijf dat de database beheert waarin alle persoonsgegevens zijn ondergebracht en 2. De Atletiekunie.

Met de hiervoor genoemde ondernemingen/ organisaties is een verwerkersovereenkomst afgesloten, waarin betrokken partij verklaart dat de gegevens nooit aan derden zullen worden verstrekt anders dan met de AU. Het kan ook zijn dat zijn dit in hun algemene voorwaarden hebben opgenomen.

Wij verstrekken nooit persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Unie.

Atletiekvereniging Rijssen is terughoudend met autorisaties van systemen en toegang tot persoonsgegevens. Alleen degenen die in de dagelijkse uitvoering van werkzaamheden voor Atletiekvereniging Rijssen deze gegevens nodig hebben en een geheimhoudingsverklaring ondertekend hebben, krijgen toegang. Autorisaties en toegang zijn schriftelijk vastgelegd.

Links

De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de website van de Atletiekvereniging Rijssen. Andere websites kunnen hun eigen privacy beleid hanteren. Wij raden je aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

Website en social media

Op social media (Facebook, Twitter, etc.) en (sub domeinen van) de website avrijssen.nl worden ter promotie van de Atletiekvereniging Rijssen regelmatig foto’s geplaatst.

Atletiekvereniging Rijssen is niet verantwoordelijk voor reacties geplaatst door derden op social media. Wel zal Atletiekvereniging Rijssen haar uiterste best doen om aanstootgevende reacties te verwijderen.

Foto’s en film tijdens training of wedstrijd

Foto’s en andere afbeeldingen of opnamen van personen mogen gepubliceerd worden, behalve indien die opnamen:

  • Niet in een openbare ruimte (voor publiek toegankelijke ruimte) zijn gemaakt.
  • In opdracht van de geportretteerde of zijn of haar (wettelijke) vertegenwoordiger zijn gemaakt.
  • Gênant, kwetsend, beschamend, van een intiem karakter zijn.
  • Stiekem, door context onrechtmatig of met een onrechtmatig doel zijn gemaakt.

Indien je jezelf herkent op de foto/film en hier om bovengenoemde redenen bezwaar tegen hebt, kun je dit kenbaar maken. Je kunt een e-mail sturen naar info@avrijssen.nl met het verzoek om de foto/film te laten verwijderen.

Bewaartermijn

Atletiekvereniging Rijssen bewaart persoonsgegevens – met uitzondering van de clubrecords en het oud-ledenregister – niet langer dan zeven jaar nadat het lidmaatschap, de relatie of sponsorschap is opgezegd, dan wel op grond van de wet vereist wordt. Na het beëindigen van het lidmaatschap heeft uitsluitend het verenigingsbureau toegang tot deze persoonsgegevens. Deze mogen uitsluitend geraadpleegd worden om te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals bijvoorbeeld voor de Belastingdienst.

In onze clubrecord lijst blijft je naam, categorie en record staan totdat iemand anders dit record breekt.

In het oud-ledenregister worden de NAW-gegevens van oud-leden in beperkte vorm opgenomen.

Van belangstellenden die geabonneerd zijn op de nieuwsbrief en/of het clubblad worden na het opzeggen persoonsgegevens binnen vier weken verwijderd.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo zijn de volgende maatregelen doorgevoerd:

  • Alle personen die namens Atletiekvereniging Rijssen van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • Alle gegevens zijn opgeslagen in een beveiligde omgeving.
  • Door de verwerker worden er back-ups van de persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren regelmatig onze beveiligingsmaatregelen.
  • Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall op computers waarop jouw gegevens worden verwerkt.
  • Wij versturen je gegevens via een beveiligde TLS (voorheen SSL) internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
  • Voor het e-mailverkeer aan meerdere personen wordt zoveel als mogelijk gewerkt met BCC.

 

Wijziging van het privacy beleid

Atletiekvereniging Rijssen past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website(s) zal steeds de meest recente versie van onze Privacyverklaring worden opgenomen. Atletiekvereniging Rijssen raadt je dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen je per e-mail en via de websites te informeren.

Rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van je hebben. Tevens kunt je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heb je het recht de door jouw verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of direct aan een andere partij, indien gewenst. Hiervoor kun je contact nemen met ons: info@avrijssen.nl. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen we je hierover met ons contact op te nemen via info@avrijssen.nl. Komen wij er samen niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Als je naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op: info@avrijssen.nl.